VolitionRX è un'azienda sanitaria multinazionale con sede centrale ad Austin in Texas e filiali nel Regno Unito, in Belgio, California e Singapore. L'azienda sviluppa esami ematici tumorali che rilevano la presenza di cellule anomale molto prima rispetto ai programmi di screening convenzionali.
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La pandemia del 2020 ha trasformato il nostro modo di lavorare. Le regole di distanziamento sociale hanno costretto molte aziende a passare allo smart working praticamente dall'oggi al domani, ma per l'azienda biotecnologica VolitionRx non è stato così semplice.
Sebbene utilizzasse già Dropbox Business per connettere i suoi 60 dipendenti in Europa, Asia e Americhe, VolitionRX aveva bisogno di trovare un modo per mantenere aperto il laboratorio di circa 1860 metri quadrati, mantenere i contatti con il personale aziendale in smart working e soddisfare i requisiti normativi mentre i dipendenti lavoravano da casa durante l'intera pandemia.
Come tutte le aziende del settore sanitario, VolitionRx si occupa molto seriamente della sicurezza dei dati. La creazione e la convalida di test tumorali basati su nucleosomi crea enormi quantità di dati medici protetti che devono essere messi in sicurezza e firmati ogni volta che vengono utilizzati o condivisi. Inoltre, essendo una società quotata in borsa (quotata al NYSE), i dipendenti di VolitionRX devono sempre firmare a mano una serie di accordi di pratiche commerciali leali.
Il risultato? I dipendenti in smart working si sono trovati in difficoltà a condividere, firmare, smistare e archiviare contratti legalmente vincolanti, in particolare i team del personale e normativi responsabili di garantire che i documenti fossero tenuti aggiornati durante la pandemia.
Wanting to reduce the burden of paperwork, Daniel Halter, Group IT Manager at VolitionRx, turned to Dropbox Sign to digitize the signature process.
"Ci serviva una soluzione di firma elettronica ripetibile e scalabile, che potesse essere utilizzata in diversi fusi orari e lingue, e che non si basasse su sistemi IT locali difficili da gestire".
“Dropbox Sign is location and device-agnostic, and scalable. For an IT team, that’s the dream: everyone gets the same experience, and maintenance is simple. This means we don’t have to change how we work as we grow – Dropbox Sign and Dropbox Business will grow and scale with us.”
Already using Dropbox Business to connect remote lab teams and employees, Daniel says integrating Dropbox Sign was a no-brainer. “The less you deviate from a worker’s line of sight, the more efficient a tool will be. Using Dropbox Sign directly through Dropbox means there’s no need to switch between apps, it doesn’t impact workflows, and it’s much easier to use. The whole process is streamlined and integrated.”
VolitionRx employees now use Dropbox Sign to share and sign all medical data release forms, fair practice agreements, as well as internal documents. With signed documents saved automatically in Dropbox, audit trails are easy to follow and sharing documents with external regulatory bodies is simplified.
The new cloud based workflow is location and device-agnostic, making it simple for employees to use, anytime, anywhere and making it easy for IT teams to maintain. With little to no training required, integrating Dropbox Sign into existing business workflows has been quick and cost-effective for VolitionRx.
“Using Dropbox Sign directly through Dropbox means there’s no need to switch between apps, it doesn’t impact workflows, and it’s much easier to use. Not only does this improve security for us as an IT team, it speeds up workflows and reduces the amount of time employees spend on admin!”
According to Daniel Dropbox Sign’s integration with Dropbox Business means uptake has been high amongst employees, with the need for little to no training. Daniel is feeling the benefits in his role, too. “Dropbox Sign is location and device-agnostic, and scalable. For an IT team, that’s the dream: everyone gets the same experience, and maintenance is simple. This means we don’t have to change how we work as we grow – Dropbox Sign and Dropbox Business will grow and scale with us.”
Having started with just one use case in the HR team, the tool has expanded organically throughout the business, and Daniel sees even more scope to use Dropbox Sign in the future.
Per altri team IT che desiderano semplificare i flussi di lavoro e mantenere la collaborazione tra team in remoto, Daniel ha i seguenti consigli:
“People will work with you if you listen to them and offer simple solutions that make their job easier. Dropbox Sign and Dropbox Business can help you do just that.”
“We want everyone in the company using Dropbox Sign in the future, especially those teams still using paper-based processes, like legal, for example. Not only will this improve security for the IT team, the move from a physical to a cloud-based eSignature process will also speed up workflows and reduce the amount of time employees spend on admin!”
Dropbox Sign offre alle aziende la migliore modalità di invio, ricezione e gestione di firme elettroniche legalmente vincolanti. Classificata al primo posto da G2 per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.
