kohlpharma accelera i flussi di lavoro basati sulle firme

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

Immagine principale, scatola stilizzata con varie pillole di farmaci
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kohlpharma

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HelloSign API

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Conoscere a fondo

kohlpharma

La sfida
L'opportunità

La maggior parte dei farmaci viene prodotta in Europa da società internazionali che in genere scelgono un sito di produzione centrale all'interno dell'Unione Europea. Questa strategia si basa su requisiti fiscali bassi e salari più competitivi. I farmaci vengono quindi messi in commercio all'interno dell'Unione Europea alle condizioni di mercato tipiche di ogni Stato membro, che generalmente sono più economiche rispetto alla Germania. kohlpharma sfrutta i costi inferiori in altri Paesi dell'Unione Europea per offrire prodotti originali sul mercato tedesco a prezzi interessanti. Questi farmaci originali vengono poi etichettati o confezionati nuovamente secondo i requisiti tedeschi. I risparmi che ne derivano alleviano il peso sul sistema sanitario, portando a benefici per i medici, i farmacisti e, soprattutto, i pazienti.

Poiché kohlpharma utilizza l'overstock per la propria offerta, soddisfare la domanda in modo affidabile rappresenta una sfida chiave. La disponibilità dei prodotti e i potenziali problemi di fornitura possono variare per motivi che esulano dal controllo dell'azienda. Una sfida particolare per la logistica è il trasporto con garanzia di qualità di farmaci refrigerati, come insuline o vaccini, che devono essere conservati a una temperatura costante compresa tra 2 °C e 8 °C lungo l'intera catena di approvvigionamento. Pertanto, è ancora più importante coordinare le procedure dall'acquisto alla fornitura nel modo migliore possibile. Per questo motivo, kohlpharma sta facendo sempre più affidamento sul potenziale della digitalizzazione.

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

"Molti dei nostri utenti stanno lavorando da casa. È un'esperienza completamente nuova sia per i dipendenti che lavorano in remoto, sia per il team addetto all'elaborazione automatica dei dati. Sono felice di aver scelto HelloSign perché mi consente di semplificare di molto il lavoro sia per i dipendenti che lavorano da casa, sia per quelli in ufficio."

Johannes Reinert
La soluzione

kohlpharma ha innanzitutto tentato di sviluppare una soluzione in-house che non si basasse soltanto sulle firme elettroniche, ma che avrebbe anche mappato i flussi di lavoro correlati. Tuttavia, l'evoluzione delle priorità ha comportato dei ritardi, quindi l'azienda ha deciso di investire nella gestione della firma elettronica. HelloSign si è dimostrata la soluzione migliore grazie alla sua trasparenza, semplicità, disponibilità diretta e quadri contrattuali. Grazie al successo della soluzione solo su cloud di HelloSign e dell'API di firma elettronica, l'azienda ha deciso rapidamente di eseguire test approfonditi.

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

I risultati

Alta fruibilità e rapidità di utilizzo

L'interfaccia utente di HelloSign è intuitiva. La guida passo-passo attraverso contratti e moduli garantisce la compilazione di tutti i campi pertinenti e l'inserimento delle firme richieste. La soluzione HelloSign può essere integrata in qualsiasi ambiente, anche con branding individuale. Ha consentito subito a kohlpharma passare allo smart working in maniera efficace. Dagli ordini verbali all'implementazione del software, l'intero processo ha richiesto meno di un'ora.

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

Dall'analogico al digitale: il futuro senza carta

Dopo che le prove iniziali hanno superato ogni aspettativa, kohlpharma sta già pianificando la fase successiva per accelerare le procedure aziendali e migliorare le condizioni di lavoro tramite HelloSign.

A livello interno: maggiore trasparenza

Il piano per il futuro è di digitalizzare completamente i flussi di lavoro documentali interni, nonché la conferma della formazione interna obbligatoria. In questo modo aumenterà notevolmente la trasparenza, eliminando la necessità di digitalizzare i documenti corrispondenti in un secondo momento. Per i documenti che devono essere firmati da più parti, le firme elettroniche semplificano la procedura sia per gli editor che per i firmatari.

Il futuro

A livello esterno: migliore collaborazione

Verranno digitalizzate anche la revisione e la firma dei contratti con i fornitori. Attraverso questa procedura, le strutture contrattuali e gli accordi con i fornitori trarranno vantaggio dall'unificazione dei modelli. I documenti per i clienti business firmati da kohlpharma potrebbero essere modificati esclusivamente con HelloSign in futuro


Controllo qualità: accelerazione permanente delle procedure

Per le SOP (Procedure operative standard) con processi produttivi che sono regolamentati in maniera rigorosa, ad esempio per il controllo qualità e il sistema di qualità dell'elaborazione elettronica dei dati, le firme manuali saranno sostituite dall'equivalente digitale. Ora, grazie ai magazzini automatizzati e al perfetto monitoraggio remoto della catena di fornitura, kohlpharma è già all'avanguardia nei settori della digitalizzazione e dell'automazione dell'industria farmaceutica tedesca. Per il prossimo futuro ha in programma di rimuovere il più possibile tutte le procedure di approvazione cartacee. Il cammino è ancora lungo, ma con HelloSign ha raggiunto un traguardo significativo. Nel corso del tempo, i moduli possono essere convertiti in documenti HelloSign, riducendo man mano la conservazione dei registri fisici.

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

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