Flatlooker, marketplace online che riunisce affittuari a lungo termine, proprietari e gestori di proprietà immobiliari, riduce i tempi di evasione dei contratti di locazione da 30 a soli 10 giorni grazie a HelloSign.
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L'evasione di una richiesta di locazione impiega 20 giorni in meno
Elaborazione automatica di oltre 2.000 firme al mese
Risparmio di migliaia di euro ogni mese sui costi del lavoro manuale e sulla gestione
Quando si tratta di affittare proprietà immobiliari in Francia, le attività amministrative sono onerose sia per gli inquilini che per i proprietari. Così, nel 2016, l'agenzia immobiliare francese digitale Flatlooker ha aperto la strada al cambiamento.
Flatlooker ha identificato la forte regolamentazione che pesava del mercato e la quantità pressoché infinita di documenti che richiedevano firma, controfirma, archiviazione sicura e gestione. "In Francia, da centinaia di anni, è sempre esistito un ruolo manuale e amministrativo per gestire questo processo", spiega Nicolas Goyet, cofondatore e CEO di Flatlooker. "Fondamentalmente lo stiamo sostituendo con una soluzione digitale".
Per agevolare la raccolta e la gestione digitali delle firme tra inquilini e proprietari, Flatlooker ha implementato una soluzione autonoma utilizzando DocuSign, ma l'esperienza cliente non è stata all'altezza.
"Per completare la procedura di firma di documenti come contratti o accordi tra garanti, la soluzione precedente inviava dei link che reindirizzavano il firmatario al di fuori della nostra piattaforma, su un sito web separato. L'incoerenza di branding creava distrazione e confusione nei clienti. Volevamo una soluzione senza reindirizzamento"
Poi è arrivata la pandemia di COVID-19 e Flatlooker si è trovata a essere l'unica soluzione che permetteva di trovare affitti durante il lockdown. Questa situazione ha portato a una crescita significativa di Flatlooker, che quindi aveva bisogno di una nuova soluzione per il flusso di lavoro relativo ai contratti. "Di fatto il COVID ha contribuito a cambiare la mentalità delle persone rispetto ai modi tradizionali di affittare un appartamento. Una volta tutti volevano vedere l'appartamento prima di affittarlo, mentre ora sono soddisfatti dei nostri tour virtuali e della procedura di contratto di locazione completamente digitalizzata".
Per tenere il passo con questa nuova crescita e offrire un modo più semplice per gestire i contratti e fornire un'esperienza cliente di alto livello per affittuari e proprietari, Flatlooker ha deciso di trovare una nuova soluzione. Ha trovato HelloSign.
"Abbiamo scoperto che HelloSign era facile da integrare, con un buon rapporto qualità/prezzo e una serie di funzionalità ottimali. Abbiamo implementato la soluzione su alcuni dei nostri flussi documentali e abbiamo visto subito che l'esperienza era più professionale; inoltre, i nostri clienti hanno apprezzato la nuova procedura".
L'integrazione iniziale di HelloSign da parte di Flatlooker ha contribuito all'onboarding di nuovi proprietari sulla piattaforma. Tramite una ricerca approfondita, Flatlooker ha scoperto come migliorare l'esperienza utente durante la fase finale del flusso di lavoro del contratto, quando i proprietari sono tenuti a firmarlo per la registrazione. "Per Flatlooker era fondamentale offrire un'esperienza ottimale ai proprietari durante la procedura di onboarding. Potrebbe essere la loro prima interazione con il nostro brand e la prima impressione è importante. HelloSign ha avuto un grande successo in questo processo", afferma Nicolas.
Grazie alla suite di documenti facili da seguire nel giusto linguaggio di programmazione, la API HelloSign si è rivelata semplice da integrare nel flusso di lavoro e, al momento della prova, ha dimostrato di avere prestazioni più rapide e di richiedere meno sforzo da parte dei proprietari per compilare il contratto rispetto alla soluzione precedente. "L'esperienza utente è decisamente migliore. Prima, una persona su due era confusa su come e dove firmare", spiega Nicolas. Questa esperienza di apprendimento ha dimostrato il valore di HelloSign e ha ispirato Flatlooker a identificare altri casi d'uso a livello aziendale in cui potrebbe ottimizzare le operazioni e i flussi documentali.
Un'altra complessità da affrontare era la gestione di più firme per la stessa proprietà. Che si tratti di una coppia o di più amici che condividono un appartamento, ogni inquilino deve firmare il contratto. La gestione di più versioni dello stesso contratto di locazione e il monitoraggio degli inquilini che lo avevano firmato e chi no richiedevano molto tempo e risorse. Utilizzando HelloSign API, ora i team di Flatlooker possono richiedere a più persone di firmare i documenti contemporaneamente o in un ordine specifico. "Possiamo anche vedere dove si è bloccato un contratto e inviare un promemoria alla persona interessata", afferma Nicolas.
Ogni mese sono necessarie più di 2.000 firme e l'automazione dei flussi di lavoro dei contratti riduce il numero di richieste di assistenza, il che significa che il personale può concentrarsi su attività più importanti che contribuiranno alla crescita dell'azienda.
"Stiamo replicando o migliorando sistematicamente i flussi di lavoro del sistema precedente, offrendo un'esperienza sempre più agile in tutti i punti di contatto con affittuari e proprietari. I contratti vengono firmati più rapidamente, riceviamo meno domande durante la procedura e siamo in grado di ridurre in modo significativo l'intervento manuale e l'assistenza necessari".
In genere, l'affitto di un appartamento richiede circa 30 giorni, ma grazie a HelloSign API, i clienti di Flatlooker possono assicurarsi le proprietà immobiliari in soli 10 giorni. La digitalizzazione dei flussi contrattuali e l'immediatezza delle piattaforme aiutano i proprietari e gli affittuari a raggiungere un accordo molto più rapidamente.
L'automatizzazione della procedura contrattuale attraverso l'integrazione di HelloSign API nei suoi sistemi interni ha consentito a Flatlooker di ridurre notevolmente il carico amministrativo e i costi di gestione di oltre 2.000 firme al mese.
L'integrazione di HelloSign API nella sua piattaforma esistente ha fornito a Flatlooker un'impronta digitale completa e un audit trail sicuro per le migliaia di contratti che conclude ogni mese. Ora è facile dimostrare la conformità a linee guida, politiche e requisiti legali quando richiesto dalle autorità di regolamentazione.
In questa fase relativamente iniziale con HelloSign, Flatlooker sta cercando di ampliare l'utilizzo della piattaforma a livello di organizzazione. "Siamo entusiasti di migrare completamente a HelloSign per automatizzare tutti i nostri contratti e i flussi di lavoro documentali. Ottimizzare i processi esistenti si è dimostrato incredibilmente prezioso per noi e non vediamo l'ora di scoprire come può aiutarci in altre aree di business", afferma Nicolas.
HelloSign è il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire firme elettroniche legalmente vincolanti per le aziende. Votata da G2 come prima classificata per la di facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.
