Entrust Public Accounting Corporation offre servizi professionali nelle aree di garanzia, consulenza, contabilità, imposte, esternalizzazione di procedure di business e segreteria aziendale a una vasta gamma di imprese a Singapore.
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I bilanci cartacei di 50 pagine sono stati trasferiti completamente online
Procedura di firma di 2 settimane ridotta a 1 solo giorno
Eliminazione dei costi per la stampa di 500 pagine per transazione
Il 2020 ha introdotto un nuovo modo di lavorare per molte aziende in tutto il mondo. Il classico orario 08:30-17:30 è stato sostituito da orari di lavoro bizzarri, dalla stanza di casa che ha la connessione Internet migliore. Per rimanere al passo con questo cambiamento, le aziende hanno dovuto digitalizzare i propri flussi di lavoro il più rapidamente possibile.
Per stare al passo con la transizione verso lo smart working, Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust Accounting Public Corporation, ha avviato il passaggio della sua azienda verso la digitalizzazione totale. Una delle parti più critiche di questa transizione è stata quella di allontanarsi da tutta la costosa burocrazia cartacea che il team doveva gestire quotidianamente. La stampa, la firma, la scansione e l'invio di documenti non erano più opzioni praticabili e dovevano evolversi per far proseguire il business.
Luckily, Entrust was one step ahead of most accounting firms in Asia. They were already using Dropbox to store their clients’ documents and forms, so adding Dropbox Sign to the mix for their eSignature needs was a simple, intuitive next step to keep their business streamlined in a changed world.
"Abituati ai processi tradizionali, gli avvocati, le società professionali e le agenzie governative con cui lavoriamo sono impressionati dalle firme elettroniche. Abbiamo ricevuto molti feedback positivi dai clienti, soprattutto durante questa pandemia, in cui il nostro modo di lavorare è cambiato."
Already a Dropbox user, Entrust was familiar with the product’s ease of use and effectiveness as a collaboration tool. Jason was confident Dropbox Sign wouldn’t be any different and would be just as easy to learn and adopt for his firm. It took the company less than 2 days to understand the system, fully digest it, and implement it into their workflows. The first project Entrust worked on was integrating Dropbox Sign into their signing process for client service agreements. The parties they work with were quickly impressed with easy and efficient electronic signing was.
These client service agreements are lengthy and can require up to 10 sets of 50-page financial statements totaling 500 pieces of paper that need to be signed by both parties. Not only is the manual process of printing and signing time-consuming, but tracking each set of agreements by hand is extremely laborious. For documents that need to be signed outside of Singapore, the entire process, with the additional step of mailing these forms internationally, can take more than two weeks! With Dropbox Sign, Jason’s firm has been able to reduce this process to a single day. Jason explains,
“Dropbox Sign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”
Considerando la rapida adozione e il feedback positivo per la firma elettronica, Jason ha deciso facilmente di implementarla anche per uso interno. Ora la procedura di assunzione e le lettere di accettazione sono supportate dalla firma elettronica per garantire un onboarding fluido e senza intoppi per i propri dipendenti. La cosa migliore? È stata accettata subito da tutto il team.
“It was extremely easy to train the team to use Dropbox Sign even for people who aren’t necessarily technically savvy. Plus, my employees love using it.”
Il completamento della precedente procedura di stampa, firma e spedizione a livello internazionale richiedeva fino a 2 settimane. Grazie all'implementazione delle firme elettroniche e alla possibilità di firmare ovunque, in qualsiasi momento, l'azienda e i suoi clienti sono riusciti a ridurre notevolmente l'intera procedura a un solo giorno.
Passando al metodo ecologico delle firme elettroniche e rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Entrust è riuscita a ridurre i costi associati alla stampa. L'azienda ordinava carta e inchiostro una volta alla settimana per stare al passo con le proprie esigenze di stampa. Ora questi ordini sono stati ridotti a una volta al mese.
Paper forms are not only a headache to monitor manually, but a costly, riskier endeavor when third-party courier services get involved. With Dropbox Sign’s complete audit trail feature, Jason and his employees have been able to monitor their signed documents and are reassured of when and who they’re being signed by. “Our firm is using the audit trail feature tremendously. With it we’re able to check if the signature is genuine and when it’s signed. This is an important protocol for our business. Even more convenient are the built-in reminders that notify parties when a document is awaiting their signature.” explains Jason Lew, Director and Founder of Entrust.
Already using Dropbox and Dropbox Sign heavily, Entrust plans to move towards being 100% digital in the future, and hopes to influence clients as well as the industry to go digital as well. The accounting industry is still set in its traditional ways, but Entrust’s forward-thinking methods can influence other firms in Singapore to modernize and make their workflows efficient, convenient, and even more secure.
Dropbox Sign offre alle aziende la migliore modalità di invio, ricezione e gestione di firme elettroniche legalmente vincolanti. Classificata al primo posto da G2 per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.
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