Entrust riduce la procedura di firma da 2 settimane a 1 giorno con HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation offre servizi professionali nelle aree di garanzia, consulenza, contabilità, imposte, esternalizzazione di procedure di business e segreteria aziendale a una vasta gamma di imprese a Singapore.

Immagine di una strada a Singapore

Entrust riduce la procedura di firma da 2 settimane a 1 giorno con HelloSign

Immagine che mostra una serie di documenti scaricabili
Immagine con due riquadri affiancati. Foto di un uomo che lavora con un computer portatile a sinistra, inquadratura del prodotto a destra.
Immagine con due riquadri affiancati. Foto di una mano che tiene uno smartphone e visualizza l'app HelloSign a sinistra, inquadratura del prodotto a destra.
Immagine che mostra una serie di documenti scaricabili
Inquadratura del prodotto dell'app HelloSign
Inquadratura del prodotto dell'app HelloSign
01

Bilanci dispendiosi in termini di tempo

Entrambe le parti devono firmare una moltitudine di documenti cartacei che possono arrivare a 500 pagine

02

Un'esperienza di firma efficiente, fluida ed ecologica

La firma digitale dei documenti rimuove tutti i problemi legati alle attività di stampa, spedizione e tracciamento manuali

03

Firma ovunque e in qualsiasi momento

Con HelloSign, Entrust e i suoi clienti ora possono firmare questi documenti da un dispositivo in qualsiasi parte del mondo e con comodità

Conoscere a fondo

Entrust

La sfida
L'opportunità

Procedure di firma lente e manuali

Il 2020 ha introdotto un nuovo modo di lavorare per molte aziende di tutto il mondo. Il classico orario 08:30-17:30 è stato sostituito da orari di lavoro bizzarri, dalla stanza di casa che ha la connessione Internet migliore. Per stare al passo con questo cambiamento, le aziende hanno dovuto digitalizzare i propri flussi di lavoro il più rapidamente possibile.

Per stare al passo con la transizione verso lo smart working, Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust Accounting Public Corporation, ha avviato il passaggio della sua azienda verso la digitalizzazione totale. Una delle parti più critiche di questa transizione è stata quella di allontanarsi da tutta la costosa burocrazia cartacea che il team doveva gestire quotidianamente. La stampa, la firma, la scansione e l'invio di documenti non erano più opzioni praticabili e dovevano evolversi per far proseguire il business.

Fortunatamente, Entrust era un passo avanti rispetto alla maggior parte delle società di contabilità in Asia. Usava già Dropbox per archiviare i documenti e i moduli dei clienti, quindi aggiungere HelloSign all'insieme delle esigenze di firma elettronica ha rappresentato un passo avanti semplice e intuitivo per ottimizzare l'attività snella in un mondo diverso.

"Abituati ai processi tradizionali, gli avvocati, le società professionali e le agenzie governative con cui lavoriamo sono impressionati dalle firme elettroniche. Abbiamo ricevuto molti feedback positivi dai clienti, soprattutto durante questa pandemia, in cui il nostro modo di lavorare è cambiato."

Jason Lew, direttore e fondatore di Entrust
Immagine di una donna che lavora al computer
La soluzione

Firma semplice e ottimizzata per i dispositivi mobili

Entrust era già un utente Dropbox, quindi conosceva la facilità d'uso e l'efficacia del prodotto come strumento di collaborazione. Jason era sicuro che HelloSign non sarebbe stata tanto diversa e sarebbe stata altrettanto facile da imparare e adottare per la sua azienda, che ha impiegato meno di 2 giorni per comprendere il sistema, assimilarlo completamente e implementarlo nei propri flussi di lavoro. Come primo progetto, Entrust ha integrato HelloSign nella propria procedura di firma dei contratti di fornitura di servizi. La firma elettronica facile ed efficiente ha fatto subito colpo sulle altre parti contrattuali.

Questi contratti di fornitura di servizi sono lunghi e possono richiedere fino a 10 serie di bilanci di 50 pagine per un totale di 500 fogli di carta, che devono essere firmati da entrambe le parti. Non solo il processo manuale di stampa e firma richiede molto tempo, ma il monitoraggio manuale delle diverse serie di contratti è estremamente laborioso. Per i documenti che devono essere firmati al di fuori di Singapore, l'intera procedura, con la fase aggiuntiva di invio internazionale di questi moduli, può impiegare più di due settimane! Con HelloSign, l'azienda di Jason è riuscita a ridurre questa procedura a un solo giorno. Jason spiega:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Considerando la rapida adozione e il feedback positivo per la firma elettronica, Jason ha deciso facilmente di implementarla anche per uso interno. Ora la procedura di assunzione e le lettere di accettazione sono supportate dalla firma elettronica per garantire un onboarding fluido e senza intoppi per i propri dipendenti. La cosa migliore? È stata accettata subito da tutto il team.

"È stato estremamente facile addestrare il team a utilizzare HelloSign anche nel caso di persone che non sono necessariamente esperte dal punto di vista tecnico. Inoltre, i miei dipendenti adorano usarla".
I risultati

Riduzione della procedura di firma da 2 giorni a 1

Il completamento della precedente procedura di stampa, firma e spedizione a livello internazionale richiedeva fino a 2 settimane. Grazie all'implementazione delle firme elettroniche e alla possibilità di firmare ovunque, in qualsiasi momento, l'azienda e i suoi clienti sono riusciti a ridurre notevolmente l'intera procedura a un solo giorno.


Eliminazione dei costi per la stampa di 500 pagine per transazione

Passando al metodo ecologico delle firme elettroniche e rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Entrust è riuscita a ridurre i costi associati alla stampa. L'azienda ordinava carta e inchiostro una volta alla settimana per stare al passo con le proprie esigenze di stampa. Ora questi ordini sono stati ridotti a una volta al mese.


Verificabile al 100%, ancora più sicura

I moduli cartacei non sono solo un grattacapo da monitorare manualmente, ma un'impresa costosa e rischiosa quando vengono coinvolti servizi di corrieri di terze parti. Con la funzione di audit trail completa di HelloSign, Jason e i suoi dipendenti sono riusciti a monitorare i documenti firmati e sono certi del momento in cui vengono firmati e da chi. "La nostra azienda utilizza moltissimo la funzionalità di audit trail, che ci consente di verificare se la firma è autentica e quando viene apposta. Si tratta di un protocollo importante per la nostra azienda. Ancora più comodi sono i promemoria integrati che avvisano le parti quando un documento è in attesa della loro firma". spiega Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust.

Il futuro

Qual è il prossimo passo per Entrust

Utilizzando già Dropbox e HelloSign in maniera massiccia, Entrust prevede di passare a essere completamente digitalizzata in futuro e spera di far passare al digitale anche i clienti e il settore. Il settore contabile è ancora impostato su modalità tradizionali, ma i metodi lungimiranti di Entrust possono influenzare altre aziende di Singapore a modernizzare e rendere i loro flussi di lavoro efficienti, convenienti e ancora più sicuri.

Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Entrust?

HelloSign è il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire firme elettroniche legalmente vincolanti per le aziende. Votata da G2 come prima classificata per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.

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Entrust utilizza HelloSign per migliorare l'esperienza fiscale delle aziende in Asia.
Entrust utilizza HelloSign per migliorare l'esperienza fiscale delle aziende in Asia.
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Entrust riduce la procedura di firma da 2 settimane a 1 giorno con HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation offre servizi professionali a una vasta gamma di imprese a Singapore.

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Entrust Public Accounting Corporation offre servizi professionali a una vasta gamma di imprese a Singapore.

Triangolo tratteggiatoTriangolo tratteggiato

Sfida

Procedure di firma lente e manuali

Il 2020 ha introdotto un nuovo modo di lavorare per molte aziende di tutto il mondo. Il classico orario 08:30-17:30 è stato sostituito da orari di lavoro bizzarri, dalla stanza di casa che ha la connessione Internet migliore. Per stare al passo con questo cambiamento, le aziende hanno dovuto digitalizzare i propri flussi di lavoro il più rapidamente possibile.

Per stare al passo con la transizione verso lo smart working, Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust Accounting Public Corporation, ha avviato il passaggio della sua azienda verso la digitalizzazione totale. Una delle parti più critiche di questa transizione è stata quella di allontanarsi da tutta la costosa burocrazia cartacea che il team doveva gestire quotidianamente. La stampa, la firma, la scansione e l'invio di documenti non erano più opzioni praticabili e dovevano evolversi per far proseguire il business.

Fortunatamente, Entrust era un passo avanti rispetto alla maggior parte delle società di contabilità in Asia. Usava già Dropbox per archiviare i documenti e i moduli dei clienti, quindi aggiungere HelloSign all'insieme delle esigenze di firma elettronica ha rappresentato un passo avanti semplice e intuitivo per ottimizzare l'attività snella in un mondo diverso.

Triangolo tratteggiatoIcona bandiera

Facile

  • da spiegare
  • da comprendere e utilizzare
  • da gestire
Lancio: 2007

Sede principale a Singapore

Triangolo tratteggiatoIcona casa

Rapido

  • la firma del documento è più rapida
  • i tempi di risposta sono più brevi
  • il flusso di lavoro della firma è più trasparente
Valori fondamentali dell'azienda: eccellenza, integrità, coinvolgimento, responsabilità

Soluzione

Firma semplice e ottimizzata per i dispositivi mobili

Entrust era già un utente Dropbox, quindi conosceva la facilità d'uso e l'efficacia del prodotto come strumento di collaborazione. Jason era sicuro che HelloSign non sarebbe stata tanto diversa e sarebbe stata altrettanto facile da imparare e adottare per la sua azienda, che ha impiegato meno di 2 giorni per comprendere il sistema, assimilarlo completamente e implementarlo nei propri flussi di lavoro. Come primo progetto, Entrust ha integrato HelloSign nella propria procedura di firma dei contratti di fornitura di servizi. La firma elettronica facile ed efficiente ha fatto subito colpo sulle altre parti contrattuali.

Questi contratti di fornitura di servizi sono lunghi e possono richiedere fino a 10 serie di bilanci di 50 pagine per un totale di 500 fogli di carta, che devono essere firmati da entrambe le parti. Non solo il processo manuale di stampa e firma richiede molto tempo, ma il monitoraggio manuale delle diverse serie di contratti è estremamente laborioso. Per i documenti che devono essere firmati al di fuori di Singapore, l'intera procedura, con la fase aggiuntiva di invio internazionale di questi moduli, può impiegare più di due settimane! Con HelloSign, l'azienda di Jason è riuscita a ridurre questa procedura a un solo giorno. Jason spiega:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Considerando la rapida adozione e il feedback positivo per la firma elettronica, Jason ha deciso facilmente di implementarla anche per uso interno. Ora la procedura di assunzione e le lettere di accettazione sono supportate dalla firma elettronica per garantire un onboarding fluido e senza intoppi per i propri dipendenti. La cosa migliore? È stata accettata subito da tutto il team.

"È stato estremamente facile addestrare il team a utilizzare HelloSign anche nel caso di persone che non sono necessariamente esperte dal punto di vista tecnico. Inoltre, i miei dipendenti adorano usarla".
Triangolo tratteggiatoTriangolo tratteggiato
Gif che mostra il flusso di lavoro di Pigeon Loans con l'integrazione di HelloSign API

Vantaggi

Riduzione della procedura di firma da 2 giorni a 1

Il completamento della precedente procedura di stampa, firma e spedizione a livello internazionale richiedeva fino a 2 settimane. Grazie all'implementazione delle firme elettroniche e alla possibilità di firmare ovunque, in qualsiasi momento, l'azienda e i suoi clienti sono riusciti a ridurre notevolmente l'intera procedura a un solo giorno.


Eliminazione dei costi per la stampa di 500 pagine per transazione

Passando al metodo ecologico delle firme elettroniche e rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Entrust è riuscita a ridurre i costi associati alla stampa. L'azienda ordinava carta e inchiostro una volta alla settimana per stare al passo con le proprie esigenze di stampa. Ora questi ordini sono stati ridotti a una volta al mese.


Verificabile al 100%, ancora più sicura

I moduli cartacei non sono solo un grattacapo da monitorare manualmente, ma un'impresa costosa e rischiosa quando vengono coinvolti servizi di corrieri di terze parti. Con la funzione di audit trail completa di HelloSign, Jason e i suoi dipendenti sono riusciti a monitorare i documenti firmati e sono certi del momento in cui vengono firmati e da chi. "La nostra azienda utilizza moltissimo la funzionalità di audit trail, che ci consente di verificare se la firma è autentica e quando viene apposta. Si tratta di un protocollo importante per la nostra azienda. Ancora più comodi sono i promemoria integrati che avvisano le parti quando un documento è in attesa della loro firma". spiega Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust.

Triangolo tratteggiatoIcona viso sorridente

I bilanci cartacei di 50 pagine sono stati trasferiti completamente online

Triangolo tratteggiato

Procedura di firma di 2 settimane ridotta a 1 solo giorno

Qual è il prossimo passo per Entrust

Utilizzando già Dropbox e HelloSign in maniera massiccia, Entrust prevede di passare a essere completamente digitalizzata in futuro e spera di far passare al digitale anche i clienti e il settore. Il settore contabile è ancora impostato su modalità tradizionali, ma i metodi lungimiranti di Entrust possono influenzare altre aziende di Singapore a modernizzare e rendere i loro flussi di lavoro efficienti, convenienti e ancora più sicuri.

Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Entrust?

HelloSign è il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire firme elettroniche legalmente vincolanti per le aziende. Votata da G2 come prima classificata per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.

Entrust utilizza HelloSign per migliorare l'esperienza fiscale delle aziende in Asia.