In che modo Daiichi Jitsugyo Asia ha accelerato la firma internazionale con HelloSign

Daiichi Jitsugyo Asia Group (gruppo DJKA) è una filiale della società commerciale giapponese Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. con sede centrale per l'Asia a Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).

Essendo un'azienda di vendita e assistenza in espansione, si concentra sull'offerta di attrezzature e strutture industriali per il settore, abbinata a un'assistenza eccellente e a una rete globale ben sviluppata.

Immagine di una persona che indossa un'uniforme e occhiali di sicurezza, mentre lavora su una macchina e tiene un tablet.

In che modo Daiichi Jitsugyo Asia utilizza HelloSign + Dropbox per velocizzare la firma internazionale

Quattro piccole immagini in miniatura che mostrano dei comuni moduli commerciali e di carico internazionali, tra cui un accordo di consenso, un certificato di origine e un modulo di autorizzazione sdoganamento del carico.
Immagine che mostra una donna seduta a un tavolo che lavora al portatile mentre rivede anche un documento stampato. Inoltre, immagine che mostra l'anteprima di un documento in Dropbox in cui un utente sta selezionando l'opzione "Invia per la firma" nel menu.
Immagine che mostra un uomo in un magazzino che interagisce con un documento su un tablet. Inoltre, immagine che mostra la vista desktop e mobile di un documento pronto per la firma in HelloSign
Quattro piccole immagini in miniatura che mostrano dei comuni moduli commerciali e di carico internazionali, tra cui un accordo di consenso, un certificato di origine e un modulo di autorizzazione sdoganamento del carico.
Immagine che mostra l'anteprima di un documento in Dropbox in cui un utente sta selezionando l'opzione "Invia per la firma" nel menu.
Immagine che mostra la vista desktop e mobile di un documento pronto per la firma in HelloSign
01

Firma internazionale lenta e costosa

L'invio di documenti cartacei oltre i confini internazionali può richiedere giorni e costare alle aziende un bel po' di soldi in spese di corriere.

02

Un'esperienza di firma rapida ed economicamente vantaggiosa

L'invio e la firma digitale dei documenti consente una firma più rapida dei contratti ed elimina i costi di consegna dei documenti.

03

Firma ovunque e in qualsiasi momento

Con HelloSign, i dipendenti e i clienti di Daiichi Jitsugyo Asia possono firmare documenti ovunque si trovino, velocizzando le procedure di firma.

Conoscere a fondo

Daiichi Jitsugyo Asia

La sfida
L'opportunità

La firma internazionale era una scocciatura

Per Daiichi Jitsugyo Asia, l'invio di preventivi di vendita per i clienti, contratti, rapporti di completamento e ordini di consegna attraverso i confini internazionali era un processo lungo e lento.  

Ma non erano solo i documenti commerciali a rallentare le cose. Anche le delicate pratiche AGM interne richiedevano la firma dei direttori di diversi Paesi: Giappone, Thailandia e altri. E questi documenti richiedevano giorni per essere firmati e restituiti. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:


"La nostra preoccupazione principale era la velocità. DJK Group ha uffici in tutto il mondo, quindi era necessario molto tempo per ottenere una firma scritta a mano. Ad esempio, la nostra sede principale è in Giappone, quindi i documenti originali dovevano essere inviati lì per poi aspettare che la persona li firmasse e ce li rispedisse. Anche allora, i destinatari spesso lavoravano da casa o erano fuori in viaggio di lavoro nel Paese. Ciò significava che dovevamo attendere molto tempo per ottenere una firma".

Questa procedura tradizionale con carta e penna non solo era lenta, ma l'invio di documenti avanti e indietro è costato una piccola fortuna a Daiichi Jitsugyo Asia. Come dice Yohei:

"Quando chiediamo le firme, di solito i documenti sono molto importanti. Dovevamo affidarci a una società di logistica specifica come DHL o OCS, ma era molto costoso".


Daiichi Jitsugyo Asia necessitava di un modo più veloce e conveniente per inviare e ricevere documenti interni e rivolti ai clienti che fosse adatto alle proprie attività internazionali. È qui che si è rivolta a HelloSign.

"Prima di iniziare a utilizzare HelloSign, abbiamo confrontato il numero di buste utilizzate ogni mese, il numero di documenti stampati e la spesa per inviarli all'estero. Abbiamo determinato che HelloSign valeva il costo dell'abbonamento".

Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia
La soluzione

Firme digitali veloci e senza confini

Per ridurre il tempo di invio e firma dei documenti a livello internazionale da parte di clienti e dipendenti, Daiichi Jitsugyo Asia ha implementato HelloSign.


Con la tecnologia di firma elettronica digitale integrata, il team non ha più dovuto attendere l'arrivo di documenti cartacei da un altro Paese, organizzare la consegna dei documenti a un'azienda, quindi attendere che qualcuno li firmasse e li restituisse tramite un altro servizio di consegna. Ora, i firmatari ricevono semplicemente un'e-mail e possono firmare immediatamente sul proprio computer o dispositivo, risparmiando tempo a entrambe le parti.


Inoltre, Daiichi Jitsugyo Asia ha realizzato enormi risparmi sui costi tramite la procedura di firma dei documenti. Hiroki Koumura, HR Leader, afferma:

"Quando dovevamo inviare documenti cartacei, utilizzavamo DHL invece della posta aerea standard perché era più sicuro. Ma era anche molto costoso. Ora abbiamo ridotto i costi di spedizione sostituendo i documenti cartacei con i documenti digitali HelloSign. Abbiamo confrontato HelloSign con due o tre altri prodotti. Il prezzo e la facilità d'uso di HelloSign sono stati i migliori".


E questa "facilità d'uso" era particolarmente importante per il successo dell'implementazione di firma elettronica di Daiichi Jitsugyo Asia. Era fondamentale che i firmatari di Daiichi Jitsugyo Asia potessero capire rapidamente come rispondere alle richieste di firma senza la supervisione del team Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, HR Executive spiega:

"A volte, quando chiediamo a qualcuno di firmare un documento, dobbiamo spiegare come funziona la procedura di firma digitale. Potrebbe causare ansia e richiedere tempo per la spiegazione. Ma con HelloSign non abbiamo questo problema perché è un prodotto intuitivo e tutti capiscono facilmente come utilizzarlo".


HelloSign ha reso la vita più facile anche per il team di Daiichi Jitsugyo Asia. Ora può tenere traccia dei documenti in tempo reale, in modo da sapere chi ha firmato e chi no.


Inoltre, dato che Daiichi Jitsugyo Asia era già un cliente Dropbox, l'integrazione tra HelloSign e Dropbox ha portato a una facilità d'uso di livello superiore. Grazie all'integrazione tra HelloSign e DropBox, i documenti vengono protetti e archiviati automaticamente nelle cartelle esistenti di Daiichi Jitsugyo Asia, quindi non è necessario perdere tempo a spostare i documenti tra i due strumenti. Hiroki Koumura afferma:


"Con Dropbox, i nostri documenti firmati vengono salvati automaticamente in cartelle di facile accesso. Ciò significa che il nostro personale trova i contratti firmati con estrema semplicità".
I risultati

Firma internazionale più rapida

La precedente procedura di stampa, firma e invio di documenti a livello internazionale richiedeva giorni. Implementando le firme elettroniche, gli amministratori e clienti possono firmare ovunque e in qualsiasi momento. Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto drasticamente il tempo globale di firma dei documenti di vendita e AGM. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:

"Possiamo monitorare facilmente i progressi e identificare chi non ha ancora firmato ogni documento. Anche se il firmatario è in viaggio o fuori ufficio, possiamo comunque chiedere una firma".

Eliminazione dei costi di consegna dei documenti

Rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto i costi di stampa e consegna associati al trasporto di documenti sensibili attraverso i confini internazionali.


Integrazione tra HelloSign e Dropbox per l'archiviazione automatica dei documenti

Grazie all'integrazione tra HelloSign e Dropbox, Daiichi Jitsugyo Asia archivia ogni documento firmato nel suo account Dropbox aziendale in modo automatico e sicuro; in questo modo ogni documento diventa facile da trovare e il team risparmia ore di lavoro dedicate ad attività amministrative per il trasferimento di documenti tra sistemi diversi.

Il futuro

Qual è il prossimo passo per Daiichi Jitsugyo Asia?

Utilizzando già Dropbox a livello aziendale e HelloSign nei suoi uffici di Singapore, la prossima mossa di Daiichi Jitsugyo Asia è quella di implementare HelloSign a livello internazionale per ottimizzare le procedure di firma per l'intera azienda.


Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Daiichi Jitsugyo Asia?

HelloSign è il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire firme elettroniche legalmente vincolanti per le aziende. Votata da G2 come prima classificata per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.

Scarica il case study
Daiichi Jitsugyo Asia sta usando HelloSign per risparmiare tempo e risorse.
Daiichi Jitsugyo Asia sta usando HelloSign per risparmiare tempo e risorse.
Come utilizzerai HelloSign?
Contattaci
Icona freccia a destra

In che modo Daiichi Jitsugyo Asia ha accelerato la firma internazionale con HelloSign

Il gruppo DJKA è incentrato sull'offerta di impianti industriali e attrezzature per il settore, abbinata a un'assistenza eccezionale.

Immagine di una persona che indossa un'uniforme e occhiali di sicurezza, mentre lavora su una macchina e tiene un tablet.

Il gruppo DJKA è incentrato sull'offerta di impianti industriali e attrezzature per il settore, abbinata a un'assistenza eccezionale.

Triangolo tratteggiatoTriangolo tratteggiato

Sfida

La firma internazionale era una scocciatura

Per Daiichi Jitsugyo Asia, l'invio di preventivi di vendita per i clienti, contratti, rapporti di completamento e ordini di consegna attraverso i confini internazionali era un processo lungo e lento.  

Ma non erano solo i documenti commerciali a rallentare le cose. Anche le delicate pratiche AGM interne richiedevano la firma dei direttori di diversi Paesi: Giappone, Thailandia e altri. E questi documenti richiedevano giorni per essere firmati e restituiti. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:


"La nostra preoccupazione principale era la velocità. DJK Group ha uffici in tutto il mondo, quindi era necessario molto tempo per ottenere una firma scritta a mano. Ad esempio, la nostra sede principale è in Giappone, quindi i documenti originali dovevano essere inviati lì per poi aspettare che la persona li firmasse e ce li rispedisse. Anche allora, i destinatari spesso lavoravano da casa o erano fuori in viaggio di lavoro nel Paese. Ciò significava che dovevamo attendere molto tempo per ottenere una firma".

Questa procedura tradizionale con carta e penna non solo era lenta, ma l'invio di documenti avanti e indietro è costato una piccola fortuna a Daiichi Jitsugyo Asia. Come dice Yohei:

"Quando chiediamo le firme, di solito i documenti sono molto importanti. Dovevamo affidarci a una società di logistica specifica come DHL o OCS, ma era molto costoso".


Daiichi Jitsugyo Asia necessitava di un modo più veloce e conveniente per inviare e ricevere documenti interni e rivolti ai clienti che fosse adatto alle proprie attività internazionali. È qui che si è rivolta a HelloSign.

Triangolo tratteggiatoIcona casa

Facile

  • da spiegare
  • da comprendere e utilizzare
  • da gestire
Sede principale a Singapore

Vendite e servizi forniti in 7 Paesi

Triangolo tratteggiatoIcona del globo

Rapido

  • la firma del documento è più rapida
  • i tempi di risposta sono più brevi
  • il flusso di lavoro della firma è più trasparente
Filiale di DAIICHI JITSUGYO CO., LTD., fondata nel 1948 in Giappone

Soluzione

Firme digitali veloci e senza confini

Per ridurre il tempo di invio e firma dei documenti a livello internazionale da parte di clienti e dipendenti, Daiichi Jitsugyo Asia ha implementato HelloSign.


Con la tecnologia di firma elettronica digitale integrata, il team non ha più dovuto attendere l'arrivo di documenti cartacei da un altro Paese, organizzare la consegna dei documenti a un'azienda, quindi attendere che qualcuno li firmasse e li restituisse tramite un altro servizio di consegna. Ora, i firmatari ricevono semplicemente un'e-mail e possono firmare immediatamente sul proprio computer o dispositivo, risparmiando tempo a entrambe le parti.


Inoltre, Daiichi Jitsugyo Asia ha realizzato enormi risparmi sui costi tramite la procedura di firma dei documenti. Hiroki Koumura, HR Leader, afferma:

"Quando dovevamo inviare documenti cartacei, utilizzavamo DHL invece della posta aerea standard perché era più sicuro. Ma era anche molto costoso. Ora abbiamo ridotto i costi di spedizione sostituendo i documenti cartacei con i documenti digitali HelloSign. Abbiamo confrontato HelloSign con due o tre altri prodotti. Il prezzo e la facilità d'uso di HelloSign sono stati i migliori".


E questa "facilità d'uso" era particolarmente importante per il successo dell'implementazione di firma elettronica di Daiichi Jitsugyo Asia. Era fondamentale che i firmatari di Daiichi Jitsugyo Asia potessero capire rapidamente come rispondere alle richieste di firma senza la supervisione del team Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, HR Executive spiega:

"A volte, quando chiediamo a qualcuno di firmare un documento, dobbiamo spiegare come funziona la procedura di firma digitale. Potrebbe causare ansia e richiedere tempo per la spiegazione. Ma con HelloSign non abbiamo questo problema perché è un prodotto intuitivo e tutti capiscono facilmente come utilizzarlo".


HelloSign ha reso la vita più facile anche per il team di Daiichi Jitsugyo Asia. Ora può tenere traccia dei documenti in tempo reale, in modo da sapere chi ha firmato e chi no.


Inoltre, dato che Daiichi Jitsugyo Asia era già un cliente Dropbox, l'integrazione tra HelloSign e Dropbox ha portato a una facilità d'uso di livello superiore. Grazie all'integrazione tra HelloSign e DropBox, i documenti vengono protetti e archiviati automaticamente nelle cartelle esistenti di Daiichi Jitsugyo Asia, quindi non è necessario perdere tempo a spostare i documenti tra i due strumenti. Hiroki Koumura afferma:


"Con Dropbox, i nostri documenti firmati vengono salvati automaticamente in cartelle di facile accesso. Ciò significa che il nostro personale trova i contratti firmati con estrema semplicità".
Triangolo tratteggiatoTriangolo tratteggiato
Gif che mostra il flusso di lavoro di Pigeon Loans con l'integrazione di HelloSign API

Vantaggi

Firma internazionale più rapida

La precedente procedura di stampa, firma e invio di documenti a livello internazionale richiedeva giorni. Implementando le firme elettroniche, gli amministratori e clienti possono firmare ovunque e in qualsiasi momento. Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto drasticamente il tempo globale di firma dei documenti di vendita e AGM. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:

"Possiamo monitorare facilmente i progressi e identificare chi non ha ancora firmato ogni documento. Anche se il firmatario è in viaggio o fuori ufficio, possiamo comunque chiedere una firma".

Eliminazione dei costi di consegna dei documenti

Rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto i costi di stampa e consegna associati al trasporto di documenti sensibili attraverso i confini internazionali.


Integrazione tra HelloSign e Dropbox per l'archiviazione automatica dei documenti

Grazie all'integrazione tra HelloSign e Dropbox, Daiichi Jitsugyo Asia archivia ogni documento firmato nel suo account Dropbox aziendale in modo automatico e sicuro; in questo modo ogni documento diventa facile da trovare e il team risparmia ore di lavoro dedicate ad attività amministrative per il trasferimento di documenti tra sistemi diversi.

Triangolo tratteggiatoIcona bandiera

Velocizzazione della procedura di firma internazionale

Triangolo tratteggiato

Eliminazione dei costi di stampa e consegna

Qual è il prossimo passo per Daiichi Jitsugyo Asia?

Utilizzando già Dropbox a livello aziendale e HelloSign nei suoi uffici di Singapore, la prossima mossa di Daiichi Jitsugyo Asia è quella di implementare HelloSign a livello internazionale per ottimizzare le procedure di firma per l'intera azienda.


Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Daiichi Jitsugyo Asia?

HelloSign è il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire firme elettroniche legalmente vincolanti per le aziende. Votata da G2 come prima classificata per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.

Daiichi Jitsugyo Asia sta usando HelloSign per risparmiare tempo e risorse.