AdvicePay Speeds User Contract Management by 50% with HelloSign

AdvicePay è una piattaforma cloud che fornisce soluzioni di fatturazione e pagamento progettate per essere utilizzate da singoli promotori, piccole imprese e imprese su larga scala nel settore della pianificazione finanziaria a pagamento. È il primo e unico sistema di elaborazione pagamenti conforme per consulenti RIA e promotori finanziari, che offre funzionalità flessibili di fatturazione e di pagamento, sicurezza dei dati, elaborazione dei pagamenti e altro ancora con la garanzia di rispettare le normative SEC e statali.

Illustrazione di un documento, una busta e una schermata
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AdvicePay

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HelloSign

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Conoscere a fondo

AdvicePay

La sfida
L'opportunità

AdvicePay è stata fondata da due consulenti finanziari stimati a livello nazionale, Alan Moore e Michael Kitces, che da tempo sostengono l'innovativo modello di pagamento fee-for-service come futuro della pianificazione finanziaria. La creazione di una piattaforma di fatturazione e pagamento per supportare questa strategia di crescita è stata un'evoluzione naturale sia per loro che per il settore.


Nella versione iniziale dell'applicazione, gli utenti (consulenti) di AdvicePay potevano solo inviare fatture ai clienti e riscuotere i pagamenti. Per la firma dei documenti dovevano invece affidarsi ad altri strumenti, il che significava che anche i loro clienti dovevano usare più di un sistema per collaborare con un consulente. Questa procedura risultava onerosa in termini di tempo, era soggetta a errori nei dati che ritardavano i pagamenti o comportavano la richiesta di rimborsi da parte dei clienti se i dati presenti sul contratto e in fattura non corrispondevano e implicava un'esperienza di onboarding faticosa da parte dei clienti.

Un'evoluzione naturale è stata quella di integrare la gestione delle transazioni digitali (DTM) nella piattaforma di AdvicePay per collegare le fatture ai contratti. Ciò è stato essenziale per semplificare l'esperienza di onboarding dei clienti per i singoli consulenti finanziari e permettere ad AdvicePay di soddisfare le esigenze di un portfolio di clienti aziendali in rapida espansione.


As Joe Timmer, Lead Developer, says, “We selected DocuSign for eSignatures in July 2018 to facilitate invoice and contract integration, but spent three months trying to get it launched. We wanted a single, authenticated eSignature account to be able to control security and keep the user experience within our application. Ultimately, we discovered what we considered to be a major security flaw in DocuSign’s embedded flows, which allowed our customers to see other customers’ data.


Dopo averlo segnalato al supporto DocuSign, nel giro di alcune settimane ci è stato risposto che si trattava di una caratteristica di progettazione che avrebbe dovuto essere documentata e hanno chiuso il nostro ticket di supporto. È stato frustrante, perché stavamo investendo molto in questa tecnologia come componente chiave della nostra soluzione".


"Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo di aggiungere la firma elettronica in uno o due clic ed eliminato il flusso di lavoro esterno per i nostri utenti. Invece di dover spendere il doppio o il triplo del tempo per creare e abbinare fatture e contratti, ora tutto avviene automaticamente. Questo ha ridotto i tempi di gestione dei contratti per i consulenti del 50%".


Joe Timmer
La soluzione

In late October 2018 Joe’s team contacted HelloSign. Within two weeks they tested, built, and launched the API. “With HelloSign I immediately felt there was an understanding of what I was saying and what our goals were. During testing, when we engaged HelloSign Support with questions, we got feedback within an hour and it was always aligned with what we were trying to do.


L'incorporazione con HelloSign ci consente di offrire un'esperienza utente senza interruzioni, in grado di collegare le fatture ai contratti corrispondenti. La funzionalità di etichetta personalizzabile completa ci consente di svolgere in autonomia la gestione delle firme elettroniche escludendo gli utenti dal processo e assicurandoci che non debbano mai lasciare AdvicePay per le proprie transazioni.


Unlike DocuSign, HelloSign gives us as many merge fields as we want and enables us to control and design and the embedded experience. Our developers can create templates with various fields like signatures, initials, textboxes, checkboxes, and HelloSign’s pre-filled fields merge that data onto the invoice and automatically sync it with the contract. This is exactly what we wanted to deliver for advisors and firms of all sizes,” adds Joe.

I risultati

La sincronizzazione al 100% di fatture e contratti migliora la bottom line dei consulenti

"Quando un utente crea una fattura in AdvicePay, la nostra applicazione crea automaticamente un contratto in HelloSign e riporta l'importo della fattura e altri campi di dati chiave nel contratto, in modo che i documenti siano sincronizzati al 100%.


Now, users don’t touch the contract because it’s 100% controlled via the HelloSign API from data in our system. They never have to leave AdvicePay and they can manage, track, and download all their contracts from our application. The invoice-contract data match helps them align accounts payable with accounts receivable, which can dramatically improve their bottom line,” says Joe.

I consulenti sono in grado di accelerare la gestione dei contratti del 50%

With HelloSign embedded into the AdvicePay application, users simply select one of the HelloSign templates to create the contract. As Joe says, “We’ve met our goal of adding eSignatures in one to two clicks, and eliminated an external workflow for our users.


Instead of having to spend double or triple the time to create and match invoices and contracts, it’s now done automatically, which has definitely sped the time to manage contracts for advisors by 50%.”

Il futuro

Espansione del mercato delle aziende FinTech

DTM integration is enabling AdvicePay’s expansion in the enterprise market. As Joe says, “We had been working with one of the largest broker-dealers for about a year. When they learned that we had integrated eSignatures with HelloSign into our workflow, they were ready to make a deal and signed quickly thereafter.

Di recente abbiamo iniziato una collaborazione con TD Ameritrade e con altre grandi aziende. Aziende come questa, con 100 - 1.000 consulenti, stipulano contratti per quasi ogni progetto a cui lavorano.

Le firme digitali sono state il punto di svolta che ha permesso ad AdvicePay di avanzare verso gli obiettivi aziendali di espansione sul mercato enterprise che ci siamo posti".

30% di incremento della bottom line per i clienti aziendali di AdvicePay

Il principale vantaggio per le aziende consiste nel risparmio dei costi di gestione dei dati e nel tempo dedicato a mansioni amministrative, con quest'ultimo che ha un impatto diretto sui loro profitti. Con la sincronizzazione di fatture e contratti e la possibilità per i consulenti di visualizzare lo stato dei contratti e dei pagamenti sulla piattaforma, le aziende dedicano ora meno ore alle mansioni amministrative per documenti vitali.

Inoltre, per i clienti aziendali che pagavano anche un abbonamento per la tenuta della documentazione elettronica, l'integrazione di HelloSign ha eliminato anche tali oneri.


“HelloSign allows our platform to eliminate mismatches between invoices and contracts, which helps our enterprise customers recoup admin time that used to be spent managing and resolving those inconsistencies. It’s enabling enterprise firms boost their bottom line by 30%,” adds Joe.

Che cosa riserva ancora AdvicePay?

AdvicePay ha dato vita a un'applicazione integrata, conforme e fluida e ha iniziato a fare grandi progressi nel mercato aziendale, puntando sull'espansione delle offerte di servizi per raggiungere un pubblico più ampio.


“We’re adding more enterprise level eSignature workflows to allow our users to also facilitate assets under management billing as well as fee-based. We feel confident our partnership with HelloSign will help us accomplish this,” says Joe.

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